دفاتر قانونی حسابداری-جلسه پنجم کلاس حسابداری

 

دفاتر قانونی حسابداری

دفاتر قانونی حسابداری

سلام دوستان عزیز

مطابق هر جمعه با آموزش حسابداری از سطح مقدماتی با شما هستم.در این جلسه به تشریح دفاتر قانونی حسابداری و تقسیم بندی آن می پردازیم و نحوه عملکرد هر یک را به تفضیل بیان می کنیم.

پس از اینکه رویدادهای مالی در سند حسابداری به ثبت رسیدند،بادی ر دفتر روزنامه ثبت شوند.در حقیقت زمانی که سند حسابداری برای رویدادهای تنطیم و به امضای مقام ذی صلاح رسید،مجوز ثبت آن در دفتر شرکت داده شده است.

دفاتر حسابداری را می توان به دو گروه تقسیم کرد:
  1. دفتر رسمی قانونی:دفاتری هستند که از نظر قوانین و مقررات تهیه آنها اجباری است.دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل می باشد.
  2. دفاتر غیر رسمی یا کمکی:دفاتری هستند که تهیه آن ها اجباری نیست اما به منظور ایجاد سهول و دقت نگهداری حساب ها تهیه می شوند.مانند دفتر معین

دز ماده ۶ قانون تجارت؛علاوه بر دفتر روزنامه و دفتر کل،از دفتر دارایی و کپیه نیز اسم برده شده است که در حال حاضر مورد استفاده قرار نمی گیرد.

دفتر روزنامه:

پس از آنکه رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شد باید در دفتر روزنامه نیز ثبت گردد.دفتر روزنامه انواع مختلفی دارند.دفتر روزنامه ای که کلیه معاملات و عملیات مالی در آن ثبت می شود،دفتر روزنامه عمومی می گویند.دفتر روزنامه ای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت می شود،دفتر روزنامه اختصاصی خوانده می شود.مثل:دفتر روزنامه خرید،دفتر روزنامه فروش،دفتر روزنامه دریافتهای نقدی،دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و…

در دفتر روزنامه عمومی،کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می شود.براساس ماده ۷ قانون تجارت،دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات،دیون و دادوستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی(از قبیل خرید،فروش و…) و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن ثبت نماید.

دفتر روزنامه باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد.بنابراین ،دفتر روزنامه باید حداقل دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری،تاریخ،شرح،مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد باشد.یکی از اشکال رایج دفتر روزنامه به صورت زیر می باشد.

بلافاصله پس از ثبت هر سند،باید اسناد حسابداری به ترتیب شماره،در دفتر روزنامه ثبت شوند.پس از اتمام هر صفحه دفتر روزنامه؛باید جمع ستون بدهکار و بستانکار در محل تعیین شده در پایین صفحه نوشته شود.

نحوه انتقال اطلاعات سند حسابداری به دفتر روزنامه به صورت زیر است:
  • در ستون شماره ردیف،ردیف سند مربوطه را وارد می نماییم.
  • در ستون تاریخ باید تاریخ وقوع رویداد مالی مربوطه نوشته شود.
  • در ستون شماره دفتر کل باید شماره صفحه دفتر کل مربوط به حساب مربوطه نوشته شود.
  • در ستون شرح نام حساب یا حساب هایی که بدهکار و یا بستانکار شده اند به همراه شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته شود.
  • در ستون بدهکار و بستانکار مبلغ بدهکاری یا بستانکاری از سند حسابداری به این ستون منتقل می شود.
دفتر کل:

اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقه بندی نشده اند که بتوان از روی آن ها اطلاعاتی مثل مانده هریک از حساب ها را در هر مقطع تعیین کرد.لذا امکان تهیه صورت های مالی از روی دفتر روزنامه امکان پذیر نیست.از این رو دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.تمامی اطلاعات دفتر روزنامه از روی دفتر کل منتقل می شود.در دفتر کل برای هر حساب صفحه(صفحات) مربوط به خود نوشته می شود.بنابراین،دفتر کل دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.در دفتر کل برای هرکدام از حساب ها(مثلا صندوق،موجودی کالا،زمین،ساختمان،حساب های پرداختنی،سرمایه)صفحه یا صفحاتی جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحه مربوطه در دفتر کل نوشته می شود.

بر اساس ماده ۸ قانون تجارت،دفتر کل،دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لا اقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را تشخیص دهد و جدا نماید و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن به طور خلاصه ثبت نماید.

توجه:کلیه معاملات ثبت شده در هر ماه حداکثر باید تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

دفتر کل باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به آن باشد.یکی از شکل های رایج دفتر کل به صورت زیر می باشد.

دفاتر قانونی حسابداری
نحوه انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل به صورت زیر می باشد:
  • در ستون تاریخ،باید تاریخ سند حسابداری،که رویداد مالی در آن ثبت شده است نوشته شود.
  • در ستون شماره دفتر روزنامه باید شماره صفحه دفتر روزنامه مربوط به آن حساب نوشته شود.
  • در ستون های بدهکار و بستانکار باید مبالغ مربوط به آن حساب در دفتر روزنامه نوشته شود.
  • در ستون تشخیص ماهیت حساب از لحاظ مانده بدهکار یا بستانکار در آن مقطع زمانی نوشته می شود.در این ستون از دو کلمه “بد” به معنی بدهکار و “بس” به معنی بستانکار استفاده می شود.
  • در ستون مانده حساب مبلغ حاصل از کسر بدهکار از بستانکار یا بالعکس نوشته می شود.
شماره گذاری صفحات دفتر کل:

شماره گذاری صفحات دفتر کل از ۱ شروع می شود و به ترتیب ادامه می یابد.برای هر حساب بسته به حجم عملیات مربوط به آن،صفحات لازم در دفتر کل در نظر گرفته می شود.مثلا ممکن است برای حساب صندوق صفحات ۱ تا ۱۰ و برای حساب سرمایه صفحات ۱۹۱ تا ۲۰۰ در نظر گرفته شود.

مانده گیری حساب های دفتر کل:

برای مانده گیری حساب های دفتر کل کافی است که ما به التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب را تا آن مقطع محاسبه نمود،این مابه تفاوت،مانده حساب نامیده می شود.اگر جمع اقلام بدهکار از جمع اقلام بستانکار ثبت شده در آن حساب بیشتر باشد،مانده حاصله بدهکار و برعکس اگر جمع اقلام بستانکار از جمع اقلام بدهکار ثبت شده در حساب بیشتر باشد مانده حاصله بستانکار خواهد شد.

معمولا برای مشخص کردن ماهیت بدهکار یا بستانکار مانده حساب های دفتر کل،ستونی به نام ستون “تشخیص” در نظر گرفته می شود.اگر مانده حاصله بدهکار باشد درستون تشخیص کلمه “بد” به معنی بدهکار و اگر مانده حاصله ماهیت بستانکار داشته باشد در ستون تشخیص کلمه “بس”به معنی بستانکار نوشته می شود.

سخن پایانی

در این مبحث دفاتر قانونی حسابداری توضیح و تشریح گردید.در مورد دفاتر کمکی به دلیل اینکه شرکت ها معمولا از این دفاتر استفاده نمی کنند فقط تعریف کلی ارائه گردید.همچنین امروزه به دلیل وجود نرم افزارهای حسابداری تحریر دفاتر به روش قدیمی انجام نمی شود.در آینده و در مباحث پیشرفته تر آموزش حسابداری تحریر دفاتر از روی گزارش نرم افزارهای حسابداری آموزش داده خواهد شد.

/a> /a>

مرتضی تقیانی

دانشجوی سابق دانشگاه پیام نور واحد شهر جدید پردیس(1390-1393) فعال در حوزه حسابداری صنعتی و بازرگانی مدیر و برنامه نویس وبسایت "آموزشگاه حسابداری"

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Facebook Auto Publish Powered By : XYZScripts.com